Mi experiencia en el PyConVE 2012 y otros cuentos

Bueno, ya ha pasado una semana y alguito desde que terminó la primera Conferencia del Lenguaje Python de Venezuela (PyConVE), he tenido algo de tiempo para reflexionar y pensar acerca de varias cosas que me ocurrieron antes del evento, es decir, mientras se estaba organizando, durante el evento y después del mismo, es decir, los días siguientes a que la conferencia finalizó.

¿Cómo comenzó?

Creo que es justo echar el cuento de cómo surgió la idea de organizar un PyCon en Venezuela, algo que para muchos, dentro de la comunidad incluso, resultaba una locura hace un par de años.

Todo comenzó por allá en febrero de 2011, yo empezaba mis pasantías cortas de la Universidad en Vauxoo, me iniciaba en Python con aquel trabajo, era toda una nueva manera de programar y me encantaba, por referencia de Nhomar Hernández terminé metido en la lista python-caracas y, posteriormente, en la de Python Venezuela en coactivate. Recuerdo algunos mensajes en la lista de python-caracas se estaba hablando de que sería una buena idea organizar un Día Python para vernos las caras, yo era joven e ingenuo, me ofrecí para organizarlo y en marzo de 2011 tuvimos nuestro primer PyDay Caracas, en el auditorio de la biblioteca de la Universidad Católica Andrés Bello.

Luego de ese primer PyDay, que se repitió en Mérida unos días después, Francisco Palm decía por la lista que se debería aprovechar el impulso para organizar algo más grande: un PyCon. La idea, por esos días, no caló mucho entre la gente de la comunidad, las cosas se fueron enfriando poco a poco y con el tiempo, sólo había uno que otro mensaje ocasional en la lista y nos veíamos una vez cada alineación planetaria.

Luego, por allá en diciembre de 2012, conversando con Francisco Palm, la idea de un PyCon no me pareció tan descabellada, había posibles patrocinantes, la sede podría ser la UCAB, se asomaba la idea de invitar ponentes internacionales, yo por mi parte, acababa de renunciar en Vauxoo para dedicarme a mi tesis de grado, entonces, también trabajaba en mi tesis, seguía siendo joven e ingenuo y acepté lanzarme de frente con la organización del evento.

El comienzo

Justo empezando, nos dividimos un poco las tareas, decidimos que el evento sería en Caracas y que la sede sería la Universidad Católica Andrés Bello, al ser casi egresado de allí, ya se cómo se mueven las cosas dentro, conozco a varias autoridades y se también con quién hablar o dónde dirigirme.

Había algo que para mi resultaba vital, tener apoyo de mi Escuela, la Escuela de Ingeniería Informática de la UCAB. Lamentablemente, aunque el Prof. Ricardo Casanova tenía instrucciones de apoyarme en lo que pidiera, no hizo más que decirme que "los auditorios y los laboratorios no pueden reservarse con tanta antelación", de resto, resolví escribiéndole a las unidades funcionales correspondientes y reservando laboratorios y el auditorio "con mucha antelación". Me hubiera gustado contar con un mayor apoyo por parte de mi Escuela, pero supongo que aquello de "nadie es profeta en su tierra" es cierto.

Una vez asegurados los espacios para alojar el evento, me dediqué a buscar ponentes, ya había unos nacionales más que confirmados a quienes no había siquiera que preguntarles: Francisco Palm, Nhomar Hernández, Carlos Gustavo Ruíz, Carlos Zager y Juan Hernández, pero para atraer más personas al evento, hacían falta ponentes internacionales, me dediqué a escribirle a Guido Van Rossum y a Wesley Chun a ver si estarían interesados en participar, eso sí, teniendo presente que tocar la puerta no es entrar.

De parte de Guido, obtuve una respuesta negativa, él dice que prefiere no viajar porque es malo para su familia y es totalmente entendible, ya tiene su agenda y va al PyConUS y al EuroPython casi exclusivamente.

Por su parte Wesley también me dijo que no, sin embargo me facilitó una larga lista de contactos, me puso en contacto con José Montes de Oca (venezolano en Google) y me pidió que lo mantuviera al tanto del evento. Gracias a Wesley Chun, pude contactar con Facundo Batista y Érico Andrei, los dos ponentes internacionales del primer PyConVE, la invitación incluía pasaje y hospedaje en Caracas, ambos aceptaron y yo, en ese momento, no tenía patrocinantes.

Tomando forma y sintiendo la presión

Bien, en enero ya tenía cuatro cosas: una fecha para el PyConVE, dos invitados internacionales confirmados (Facundo y Érico), un invitado internacional por confirmar (José Montes de Oca) y la preocupación de conseguir el dinero para cumplir la promesa del pasaje y el alojamiento en Caracas para los invitados, bastante ¿no?

Empecé a escribir a mediados de enero a la Escuela de Ingeniería Informática (EII) para pedirles apoyo en la logística interna, especialmente la reserva de los auditorios, la Prof. Susana García, directora de la EII, designó al Prof. Ricardo Casanova para que me ayudara en lo que fuera necesario. Procedí entonces a contactarlo para la reserva del auditorio y los laboratorios, su respuesta fue, en resumen, "no puedes reservar con tanta antelación en este momento estoy muy ocupado y no puedo", este personaje y yo tenemos en el pasado un problema originado por una discusión de esos temas religiosos Mac vs Linux del que, aparentemente, no ha podido sobreponerse.

Dada la negativa de apoyo o, más bien, intento de retrasarme las cosas, decidí contactar directamente a la Dirección del Cultura y a la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) para reservar los espacios. Como era de esperarse, todo fluyó con normalidad y ya a finales de enero tenía algo mas: el Auditorio Hermano Lanz y los laboratorios A613 y A553 de la UCAB reservados para albergar el PyConVE

Las cosas se durmieron un poco hasta finales de febrero, que los organizadores de PyConAR lanzaron su página web con el llamado a charlas, inscripciones, información del evento, invitados internacionales y demás información del evento. Acá no teníamos siquiera un En Construcción y, en pocas palabras, me asusté (sintiendo la presión). Corrí a la lista Conferences de python.org para pedir ayuda con el dominio oficial ve.pycon.org y, mientras, compré el dominio pyconve.com a través de GoDaddy. Aprovecho acá para agradecerle a M.A. Lemburg por su ayuda configurando el dominio.

Ya que las cosas no fluían con la velocidad que quería con la página web, pedí ayuda en la oficina, en ese momento trabajaba en Zava, nos dedicamos 4 desarrolladores a sacar la página y en una tarde ya teníamos algo visual y semi-funcional, al final de la semana ya teníamos una página bastante completa y apta para el público, la hospedamos en el VPS de la empresa y listo. Posteriormente la empresa me dejaría tiempo para atender bugs y añadir características nuevas, esto fue en abril.

Empezando a tranquilizarme

Conversando con Francisco, me di cuenta de que las cosas no iban tan atrasadas como pensé, él había conseguido patrocinio para afiches, agua y almuerzos para los organizadores y ponentes durante el evento, yo había conseguido ponentes internacionales, sede y página web así que lo demás, iría llegando poco a poco.

Todavía tenía una preocupación más: LOS PASAJES, me dispuse a escribirle a Nhomar Hernández a ver si desde Vauxoo o algún cliente/socio de negocios podrían patrocinar los pasajes. La respuesta fue afirmativa y, ya a mediados de septiembre, estaba enviándole a Érico y a Facundo sus tickets electrónicos, en cuanto a José, el ponente de Google, tenía tiempo sin noticias hasta que confirmó, pero para cuando confirmó los pasajes habían subido de precio de manera astronómica y, difícilmente, un patrocinante iba a querer pagarlo, así que llegamos al acuerdo de que sería por videoconferencia a través de un Google HangOut, escribí al DTI para que realizaran las configuraciones pertinentes.

Mientras tanto, teníamos unas 35 ponencias inscritas y alrededor de 150 personas registradas para asistir al evento, esto me tenía súper contento, sinceramente no esperaba tanta receptividad. Francisco consiguió organizar un evento en el CIDA en Mérida y logró que un patrocinante pagara pasaje Caracas - Mérida para que Facundo participara en ese evento, el PyTatuy. Todo parecía ir viento en popa.

Imprevistos, imprevistos, IMPREVISTOS!!!

Bueno, nada es perfecto, los imprevistos en este tipo de cosas están a la orden del día, recordemos que Murphy existe. Previendo que, quizás, no llegara el agua a tiempo el primer día. Facundo decidió venir con su familia, ahora debía buscarle una habitación en un Hotel cerca de la Universidad, tienen un hijo pequeño, así que debía ser un buen hotel y, además, debía buscar un patrocinante para eso, la habitación no se concretó sino hasta tres días antes de que llegaran el patrocinante fue EchandoCódigo (Gracias Osledy Bazó!!!).

En la madrugada del 27 de octubre recibo una llamada a mi celular, era un número internacional y atendí. Del otro lado decían "Ché ¿Israel?, Facundo Batista aquí, estoy en el aeropuerto y no me dejan abordar acá", había un problema con el nombre, para enterarse del cuento completo, click acá. Inmediatamente llamé a Nhomar a ver si estaba despierto (y si no, pues que se despertara), estuvimos conversando un rato y luego Facundo me informó que ya le habían liberado los boletos, pero que era necesario corregir los boletos para el regreso.

El 27 de octubre en la noche, voy con Giselle, mi novia, al aeropuerto a buscar a Facundo y familia, pero al llegar, me consigo únicamente a Facundo, la familia se había quedado varada en Lima, les habían cancelado el segundo tramo del viaje. Bueno, subimos a Caracas y lo dejé en el Hotel para que pudiera descansar y al día siguiente ya se resolvería lo del vuelo de la familia, afortunadamente llegaron en domingo 28 al mediodía.

Francisco Palm había quedado en traer los afiches para pegarlos por la universidad cuando viniera a Caracas con Facundo luego del PyTatuy, pero los dejó en el carro y el carro lo dejó en Mérida (sorry!, tenía que contarlo, no lo tomes a descarga, jajajajaja).

Con respecto a Érico, todo fluyó de maravilla, se quedó en mi casa, comió arepas, aprendió a moverse en Metro, andaba solo por la ciudad!!!, eso me preocupaba enormemente, pero luego entendí que él es muy independiente cuando viaja.

Hubo cancelaciones tardías: Ernesto Crespo sufrió una caída que le imposibilitó viajar (espero se encuentre bien ya), Roldan Vargas tampoco podría venir a Caracas, Edwind Ocando iba a ser operado y tuvo que cancelar también, Efraín Valles no pudo venir por razones laborales. Hubo otras más, pero no recuerdo, afortunadamente varios miembros saltaron al rescate, Gerardo Curiel cubrió varias charlas canceladas con temas interesantísimos de desarrollo web y vim para pythonistas, Leonardo Caballero cubrió una de las charlas de Plone que fueron canceladas y Érico Andrei también dió una charla adicional muy orientada al público estudiantil.

Bien, llegó el primer día del PyConVE y, como era de esperarse, fue un desastre, había una cola insoportable en la Av. Páez, ergo, llegué tarde con Érico, Gigi (bueno, Giselle, mi novia) ya había llegado y me ayudó a ir organizando todo, ya estaban Sebastián Magrí y Leonardo Caballero en la UCAB, Rafael Andara (del DTI) me había estado esperando para darme los datos de configuración para poder realizar la videoconferencia con José Montes de Oca, muchísimas gracias a Gigi y a los muchachos por ir alistando todo, el evento arrancó casi una hora y media tarde (perdonen todos el retraso).

Las aguas llegaron tarde (menos mal fui precavido), los almuerzos también así que se convirtieron en la cena de varias personas (incluyéndome).

Vale acotar que pasé toda la semana del PyCon enfermo del estómago y sobreviviendo a base de Loperán y Alcaseltzer.

El último día del evento, el DTI no me abrió los laboratorios porque no tenían la llave y la oficina donde están no abre los sábados (mal!) y, supuestamente, hay una persona los sábados que tiene las llaves pero ese día no fue (terrible!!), por lo que todos los talleres de ese día (o la mayoría) hubo que darlos como charlas relámpago en el Auditorio (una manera de resolver y no quedar tan mal).

Conclusiones

Bueno, luego del PyConVE, aprendí muchísimas cosas en cuanto a gestión de eventos y otras tantas de comunidad, sobre todo aprendí a delegar, es imposible que una sola persona pueda hacerlo todo. Descubrí que hay mucha gente valiosa dentro de la comunidad en quien se pueden delegar cosas de manera muy confiable, Jin Kadaba, Luis Alberto Santana, Carlos Gustavo Ruíz, Leonardo Caballero, Sebastián Magrí, Nhomar Hernández (pero por supuesto!), Juan Hernández (no faltaba más), Francisco Palm. y si olvido a alguien, pido disculpas.

Hay aún mucho trabajo por hacer, es necesaria una figura legal para poder recibir donaciones en calidad de patrocinio de una manera más formal, actualmente estamos en eso en la comunidad, creo que el PyCon, aunque bien fue algo arriesgado, fue un catalizador y un activador para muchas personas dentro de la comunidad, está en nosotros no dejar que la ola muera y continuar trabajando para llevar adelante nuestra comunidad, muchas personas de otros estados quieren organizar PyDays, personas que antes no intervenían en la lista de la comunidad ahora son más activas y sólo leí buenos comentarios del evento. Todo esto y, sobre todo las dos primeras, con cosas que me hacen decir que valió la pena el esfuerzo, y lo volvería a hacer. Perdonen si me extendí, creo que este es el artículo más largo que he escrito en muchísimo tiempo, pero eran demasiadas experiencias que quería compartir, finalmente, muchísimas gracias a Facundo Batista y Érico Andrei por participar, gracias a todos los ponentes nacionales por apartar esos tres días en sus agendas y movilizarse a la UCAB para nuestro primer PyCon, a mi novia por apoyarme en mis locuras y a todos quienes asistieron de Caracas y, sobre todo, del interior del país, GRACIAS TOTALES!.